Polityka ochrony danych osobowych

Obowiązek informacyjny

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest firma Examion spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Mickiewicza 59, 47-253 Cisek, dalej „administrator”.
W celu uzyskania dodatkowych informacji o ochronie danych osobowych skontaktuj się z nami: info@examion.pl lub 775507200 w godzinach pracy firmy tj.: od poniedziałku do piątku w godzinach od 8-16.

Zbierane dane osobowe, źródło danych osobowych, tytuł prawny do przetwarzania danych osobowych

Podanie powyższych danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednak brak tych danych oraz zgody na ich przetwarzanie w ramach konkretnych celów wiąże się z niemożliwością zawarcia umowy kupna-sprzedaży, umowy dotyczącej serwisowania sprzętów, opracowania i wystawienia oferty.

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Umowa kupna – sprzedaży

a. założenie i administrowanie swoim kontem klienta

b. kontaktowanie się z Tobą w celu realizacji złożonego zamówienia

c. wystawienie dowodu sprzedaży (faktura/paragon), wystawianie korekt dowodów sprzedaży, duplikatów

d. wystawienia dokumentów przewozowych umożliwiających dostawę zamówienia

e. rozliczanie wzajemnych zobowiązań, windykacja zaległych należności, zwrot nadpłat

f. postępowania reklamacyjne, postępowania wynikające z rękojmi

g. obsługa zwrotów / odstąpień od umowy kupna sprzedaży zawartej przez konsumenta na odległość.

h. archiwizacja dokumentacji powstałej w wyniku powyższych procesów

2. Obsługa zapytań ofertowych skierowanych do firmy Examion

a. wystawienie oferty na podstawie zapytania złożonego przez Podmiot Danych (poprzez formularz kontaktowy ze strony, telefonicznie, ustnie na spotkaniach z naszymi przedstawicielami handlowymi)

b. archiwizacja przygotowanej oferty

c. Segregowanie ofert pod względem sprzętu oraz województwa Pytającego – działanie na podstawie uzasadnionego interesu Administratora; dane ważne w procesie planowania szkoleń.

3. Obsługa napraw sprzętów zakupionych w innych firmach

a. kontaktowanie się z Tobą w celu realizacji złożonego zlecenia serwisowego na naprawę sprzętu nie zakupionego w firmie Examion

b. wystawienie dowodu sprzedaży usługi (faktura/paragon) wraz z raportem z naprawy; wystawianie korekt dowodów sprzedaży, duplikatów

c. wystawienia dokumentów przewozowych umożliwiających dostawę sprzętu po naprawie

d. rozliczanie wzajemnych zobowiązań, windykacja zaległych należności, zwrot nadpłat

e. postępowania reklamacyjne w ramach gwarancji udzielonej na naprawę / nowe części zamienne użyte do naprawy sprzętu.

f. archiwizacja dokumentacji powstałej w wyniku powyższych procesów

4. Obsługa programów lojalnościowych

5. Obsługa zapytań wysyłanych poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej, innych niż zapytanie ofertowe, zlecenie serwisowe, zgłoszenie reklamacyjne

Spełniając obowiązek informacyjny nałożony na Administratora danych osobowych – informujemy, że na podstawie odrębnych przepisów będziemy przetwarzać i archiwizować dane osobowe do celów rachunkowych, podatkowych, sądowych, mediacyjnych, arbitrażowych, rozliczalności (udowodnienia przed odpowiednimi organami państwowymi, wywiązanie się przez Administratora danych z obowiązków wynikających z przepisów prawa) oraz ochrony zdrowia i życia konsumentów.

Przez ochronę zdrowia i życia w tym przypadku rozumie się prowadzenie rejestrów numerów seryjnych i dat przydatności do użytku niektórych materiałów medycznych i weterynaryjnych. Informacji zawartych w tych rejestrach używa się w przypadku konieczności ściągnięcia z rynku wadliwej partii danego towaru.

Na podstawie uzasadnionego interesu Administratora danych przetwarzamy dane w zakresie i w celach opisanym poniżej:

a. monitorowanie aktywności klientów (np. śledzenie wyszukiwanych słów, fraz) – działania te mają na celu dostosowanie słów kluczy w taki sposób, aby ułatwić wyszukiwania konkretnych produktów, ma to również na celu dostosowanie oferty (wycofanie/dodanie produktów do oferty) do aktualnych potrzeb Klientów

b. dopasowanie reklam zgodnie z zainteresowaniami Klienta na podstawie uprzednio przeglądanych przez niego produktów.

Przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych

Przetwarzania danych osobowych do celów marketingowych odbywa się na podstawie zgody Podmiotu danych. Zgoda musi być wyrażona w sposób jasny, czytelny i dobrowolny. Podmiot danych może ją wycofać w każdym momencie.Wyrażenie i wycofania zgody odbywa się tą samą metodą Brak zgody lub wycofanie zgody nie wiąże się z żadnymi niekorzystnymi konsekwencjami dla klienta. Wycofanie zgody na przetwarzania danych osobowych powoduje wstrzymanie przetwarzania od momentu wpłynięcia wycofania, nie ma wpływu na procesy przetwarzania wykonane wcześniej.

Dane osobowe podmiotów, które wyraziły zgodę będą wykorzystywane:

a. do marketingu elektronicznego

b. do marketingu telefonicznego

c. do marketingu z wykorzystaniem poczty tradycyjnej lub kuriera

d. do zapisywania danych w plikach cookies

e. do gromadzenia danych ze stron www

f. gromadzenia danych z aplikacji mobilnych

g. organizacji konkursów, akcji promocyjnych, w których możesz wziąć udział

Automatyczne przetwarzanie danych osobowych, w tym profilowanie

Dane osobowe będą przetwarzane automatycznie łącznie z profilowaniem. Działania te nie wywołują żadnych skutków prawnych wobec Klienta, nie zmieniają sytuacji Podmiotu danych.

Uprawnienia podmiotu danych osobowych wobec Administratora

a. prawo dostępu do danych i ich poprawienia

b. prawo do ograniczania ich przetwarzania

c. prawo do przeniesienia danych

d. prawo do usunięcia danych

e. prawo do niepodlegania automatycznego opracowaniu, w tym także profilowaniu

f. prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Z powyższych uprawnień możesz skorzystać np. w sytuacjach gdy Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, przetwarzane są w sposób automatyczny lub nie zgodnie z prawem Masz prawo do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2  00-193 Warszawa

Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe Klientów udostępniamy podmiotom wspierającym nas w wykonywaniu naszych działań takich jak: biura księgowe, firmy kurierskie i pocztowe, firmy wspierające nas w promocji i marketingu elektronicznym, firmom zapewniającym obsługę płatności internetowych. Twoje dane będą przekazane organom państwowym na ich żądanie. Nie przekazujemy danych osobowych do krajów trzecich.

Archiwizacja i okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe uzyskane w ramach umowy kupna sprzedaży, postępowania reklamacyjnego, zlecenia serwisowego przechowujemy także po wykonaniu zobowiązań z nich wynikających przez okres 10 lat w celach:

a. dochodzenia ewentualnych roszczeń w związku z niewypełnieniem zobowiązań lub nieprawidłowym wypełnieniem zobowiązań wynikających z umowy

b. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym zwłaszcza przepisów rachunkowych, prawno-skarbowych

c. zapobiegania nadużyciom i oszustwom d. statystycznych

Dane osobowe uzyskane w ramach zgody przechowujemy od momentu uzyskania zgody do momentu jej wycofania lub wpłynięcia sprzeciwu dotyczącego takiego przetwarzania danych osobowych, w zależności od tego, które z tych działań zostanie wykonane wcześniej przez Podmiot danych.

Dane osobowe gromadzone w ramach prowadzonych programów lojalnościowych są przetwarzane w czasie trwania programu. Po jego zakończeniu dane są archiwizowane na wypadek:

a. dochodzenia ewentualnych roszczeń w związku z niewypełnieniem zobowiązań lub nieprawidłowym wypełnieniem zobowiązań wynikających z umowy

b. wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym zwłaszcza przepisów rachunkowych, prawno-skarbowych

c. zapobiegania nadużyciom i oszustwom

Administrator danych osobowych jako firma działająca legalnie ma obowiązek rozliczalności tj. udowodnienia przestrzegania przepisów prawa. W związku z powyższym dokumenty zawierające dane osobowe (np. faktury) będą przetwarzane i archiwizowane w celu udokumentowania spełnienia wymagań określonych w przepisach prawa przed publicznym organem kontrolnym.